Adopter des distances sociales est devenu indispensable pendant cette pandémie mondiale, ce qui signifie que les entreprises doivent s’adapter, notamment via le télétravail. Comment prévoyez-vous vos besoins et votre organisation en la matière ?

Au cours de la dernière décennie, il y a eu une forte augmentation du nombre d’entreprises utilisant le travail à distance (ou télétravail) pour leurs employés, que ce soit à temps partiel ou à temps plein. De même, nombreuses sont les entreprises qui sont créées et qui fonctionnent entièrement en ligne de nos jours. Cependant, toutes les entreprises ne sont pas préparées au travail à distance. Et en raison des précautions mondiales liées au coronavirus, c’est quasiment l’ensemble des industries qui doivent s’adapter de gré ou de force au télétravail, tout en essayant de faire fonctionner leurs affaires le plus fluidement possible. Cela peut être une période angoissante, voire anxyogène comme certains se plaisent à dire, car comportant beaucoup d’incertitude, mais dans la plupart des endroits, il est toujours possible de maintenir une vie à peu près normale, sans risque pour la santé. Mais en vérité, ce qu’il faudrait vraiment, c’est un changement dans la façon dont nos actions sont réalisées. En marketing, cela peut être un gros challenge, mais une bonne partie des conditions du succès résident dans l’élaboration d’un plan pour affronter les difficultés et savoir comment les résoudre. Voici un aperçu de certains des défis auxquels les marketeurs sont actuellement confrontés et les outils qu’ils peuvent utiliser (si ce n’est pas déja le cas) pour garder leur équipe sur la même longueur d’onde tout en restant productifs.

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Quels sont les défis à relever pour travailler à distance ?

Chaque fois qu’il y a une interruption dans nos habitudes, les manquements ou trous dans le processus de travail sont exposés. Cela est particulièrement vrai pour une équipe qui passe d’une collaboration centralisée physiquement, à une collaboration à distance.

Gérer une équipe à distance

Si votre équipe n’est pas habituée à se voir en dehors de la messagerie instantanée, une première étape intelligente pour un gestionnaire serait de monter une conférence téléphonique d’équipe pour établir les attentes et les flux de travail. Quel est notre processus d’approbation? Sur quelle plateforme collaborons-nous? Une grande partie des réponses devrait simplement être une revue de votre processus actuel, mais lorsque vous vous éloignez de l’interaction en face à face, il est important de vous assurer que tout le monde comprenne comment s’intègrer dans le flux de travail.

Productivité et motivation de l’équipe

Si une équipe établit le travail à distance comme la nouvelle norme – au moins pendant un certain temps – il est également important de garder le moral des troupes tout en restant connecté. Demandez aux membres de l’équipe de montrer d’où ils travaillent ou de créer une conversation de groupe dédiée aux discussions non professionnelles que les gens auraient normalement pendant leurs pauses. Pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de travailler à distance, cela peut sembler très isolant et ce sentiment finira par limiter leur capacité à faire leur travail. Il est important pour les managers, en plus de répondre aux défis que cette pandémie a provoqué, d’apporter autant d’humanité que possible au nouvel environnement de travail.

La collaboration d’équipe

Tous les échanges doivent passer en ligne tandis que les rôles et les attentes doivent être clairement définis. C’est un domaine qui nécessite beaucoup d’efforts de la part des chefs d’équipe, car s’il faut trop insister pour mettre tout le monde sur le même pied, le flux de travail ralentit complètement. Pour les membres de l’équipe qui ne sont pas habitués au télétravail, la première question est de savoir d’où veulent-ils travailler? Beaucoup de gens sont heureux et productifs en se prélassant en pyjama toute la journée, mais pour d’autres, cela peut être trop distrayant pour accomplir quoi que ce soit. Ont-ils un bureau à la maison? Veulent-ils aller dans un café ou une bibliothèque? C’est un choix personnel, mais les membres de l’équipe peuvent se donner des conseils et comparer leurs observations sur la façon dont ils aiment travailler hors du bureau.

Processus et documentation clairs

Si des actions doivent être réalisées, il faut avoir des processus solides en place. Savez-vous où aller pour les trouver? Selon le Content Marketing Institute , plus de 60% des spécialistes du marketing B2B n’ont pas de stratégie de contenu documentée. Sans plan d’action, vers quoi votre équipe se tourne-t-elle en temps de crise? Si vous ne le savez pas, c’est le moment de préparer ce plan et de changer les choses pour le mieux. Non seulement cela vous aidera maintenant, mais aussi à l’avenir, car cette même étude cite que parmi les spécialistes du marketing les plus performants, 65% ont une stratégie de contenu documentée.

Quels sont les bons outils pour le télétravail ?

Aujourd’hui, le marketing ne peut pas être accompli efficacement sans technologie, de plus, les spécialistes connaissent bon nombre d’outils en la matière. La question, et le principal défi à l’heure actuelle, est la suivante: les experts marketing sont-ils capables d’utiliser avec succès ces outils dans un environnement strictement distant ? Par ailleurs, les équipes ont-elles suffisamment de comptes utilisateurs dans leurs outils ? Y a-t-il des autorisations claires? Les membres de l’équipe peuvent-ils se connecter en toute sécurité en dehors du bureau? Ces questions étaient déjà importantes, mais maintenant elles sont prépondérantes. Parce que si les réponses sont «non» ou «je ne sais pas», il pourrait être impossible pour les entreprises de continuer à produire à un taux proche de la normale. Alors, quel type d’outils devez-vous utiliser?

Outils de communication

En commençant par les bases, comment les équipes communiquent entre elles? Si chacun a ses  propres outils préférés, cela peut causer des problèmes, car la même conversation peut avoir lieu à plusieurs endroits différents en même temps sans que les autres membres de l’équipe ne le sachent. Quel que soit l’outil que vous utilisez, il est important de faire participer tout le monde afin qu’il n’y ait qu’une seule destination pour la conversation. Par exemple, Slack , est idéal pour gérer facilement plusieurs fils de discussion, à la fois les discussions de groupe et les discussions en tête-à-tête. Il y a aussi Google Talk – souvent appelé Gchat – que beaucoup de gens connaissent déjà, et pour les équipes de marketing de contenu qui uutilisent un outil de publication pro, il est possible de discuter facilement d’une idée ou la modifier dans l’éditeur. Pour les conférences téléphoniques ou autres besoins vidéo, de nombreuses personnes travaillant à domicile ont récemment découvert la fonction « Retouchez mon apparence » de Zoom , qui fonctionne comme un filtre Instagram intégré. Une autre option pour la vidéo : Google Hangouts , qui combine la messagerie vidéo et le chat, et qui se marie bien avec les équipes qui utilisent déjà la suite google G-Suite .

Outils de gestion de projet

Une fois que vous avez établi comment vous communiquez, savez-vous où vous suivez et surveillez vos actions ? Bien que l’objectif initial soit de continuer et de terminer ce qui est déja à l’ordre du jour, de nombreuses personnes travailleront à distance suffisamment longtemps pour avoir besoin de mettre en œuvre de nouveaux plans d’actions. Encore une fois, bon nombre de ces outils sont déja connus des spécialistes du marketing qui en ont déjà entendu parler ou les ont utilisé un peu, mais maintenant ils deviennent essentiels. Lorsqu’un chef d’équipe ne peut aller voir un collaborateur pour demander une information ou une action, il doit faire une demande numérique. Pour ceux qui ont un outil robuste, il est possible de surveiller les mises à jour de statut d’actions dans leur plateforme, cependant, il existe également de nombreux outils spécifiques pour parvenir à ce résultat. Lundi , Asana et Basecamp sont des outils qui permettent aux équipes de créer des flux de travail et de surveiller les projets étape par étape tout en s’intégrant à d’autres applications selon les besoins. Comme mentionné précédemment, cependant, il est important que les gestionnaires s’assurent qu’ils disposent de suffisamment de comptes utilisateurs et des autorisations correctes pour toute l’équipe.

Sécurité

Il est beaucoup plus facile de garantir la sécurité de votre réseau lorsque tout le monde travaille dans un seul bureau sur un seul réseau wifi. Mais lorsque l’équipe doit se séparer et utiliser des réseaux wifi externes, en particulier ceux qui sont accessibles au public dans les cafés ou les réseaux domestiques qui ne sont pas correctement configurés, la question de la sécurité devient critique et l’authentification à deux facteurs est un must fourni par la technologie moderne. Des applications comme OneLogin ou Okta sont aussi utiles pour vous assurer que vous n’êtes pas à la merci d’un virus informatique qui pourrait entraîner d’autres complications. Et, comme beaucoup de ces outils, ils auraient pu être implémentés ou envisagés auparavant. Si ce n’ést pas le cas, il est maintenant temps de corriger cela afin que l’avenir soit plus sûr. 
Avec Isyprocess, vous avez un accès transparent et une compréhension contextuelle des flux de travail liés à votre communication digitale. Nos outils et notre expérience permettent une grande intégration avec les canaux de communication et les solutions que vous utilisez déjà. Toutes les personnes impliquées dans votre entreprise ou votre commerce de biens ou de services peuvent se réunir en télétravail avec Isyprocess : responsables, vendeurs, techniciens, reponsable communication ou marketing, équipes commerciales, etc. Le marketing a toujours été un domaine ouvert à l’adaptation quant celle-ci devient nécessaire. À l’heure actuelle, cela signifie mettre en place un plan de travail à distance qui fait avancer les choses sans risquer la santé des collaborateurs, partenaires et clients. Isyprocess est une agence réactive et flexible qui peut ravailler à distance pour ceux qui cherchent un résultat rapide à budgets raisonnables, c’est idéal pour monter en puissance sur votre communication digitale web ou réseaux sociaux, sans rentrer dans la technique.

En résumé

À l’heure actuelle, il est compréhensible que la plupart des efforts fournis visent à tirer le meilleur parti de la situation actuelle et à continuer de travailler le mieux possible. Cependant, cela pourrait également être l’occasion de se transformer et s’améliorer en équipe. Pour commencer, quels que soient les manquements exposés dans vos flux de travail et vos canaux de communication, ceux-ci doivent être corrigés de manière à fonctionner comme attendu, que les collaborateurs soient ou non dans le même bâtiment. C’est l’un des avantages de travailler dans le domaine numérique. Que ce soit en adoptant de nouveaux outils ou en modifiant les méthodes managériales, tout chaos potentiel est également une opportunité d’amélioration. Rien de tout cela n’est facile, mais si vous avez la chance de ne pas avoir à subir de conséquences directes de la pandémie, c’est plus un inconvénient qu’autre chose. Et n’oubliez pas de demander de l’aide, car de nombreuses personnes que vous connaissez travaillent à domicile depuis des années et ont beaucoup d’expérience à partager. Pour le reste, trouvez le lieu de travail qui vous convient au mieux et essayez de tirer le meilleur parti de cette nouvelle normalité (du moins pour l’instant).
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